ARCHIVO GENERAL DEL MINISTERIO DE ASUNTOS EXTERIORES, UNIÓN EUROPEA Y COOPERACIÓN

• Archivo General del Ministerio de Estado
• Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores
• Archivo de la Secretaría de Despacho de Estado

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• Fecha de fundación: 06/10/1738
• Fecha de apertura al público:
El Archivo se ha desarrollado paralelamente a las actividades del Departamento Ministerial al que pertenece, desde su creación a principios del siglo XVIII con la llegada de los Borbones a España. En consecuencia, se denominó en primer lugar, Archivo de la Secretaría de Despacho de Estado, luego Archivo del Ministerio de Estado, y desde 1938, cuando el Ministerio cambió de nombre, Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores.

Hasta 1900, el Archivo del entonces Ministerio de Estado estuvo situado en el Palacio Real, pero en esa fecha se trasladó a los sótanos del Palacio de Santa Cruz, al habilitarse el edificio para sede del Ministerio de Estado. En la década de los 50, todo el Archivo pasó al denominado Edificio Nuevo, anejo al Palacio de Santa Cruz.

Los datos más antiguos que se conservan de la historia de este Archivo datan de principios del siglo XX, en concreto de 1807, pero el Archivo figura como unidad administrativa unido a la Biblioteca desde 1852, fecha del Reglamento interior de la Primera Secretaría de Estado, de 12 de enero, cuyo artículo 2º dice que "El Archivo y la Biblioteca estarán en un mismo Departamento: el primero se compondrá de todos los expedientes, documentos, correspondencia, y demás papeles oficiales de la Secretaría, y la segunda de los libros, mapas y globos que ésta necesite para su uso”. La unión de Archivo y Biblioteca hasta tiempos muy recientes ha condicionado la organización de la documentación. En 1970, por Decreto de 20 de febrero (BOE del 21), se adscribía el Archivo al Secretario General Técnico (con dos Negociados: “Archivo Histórico” y el de “Documentación, Biblioteca y Archivo General”). Desde entonces el Archivo, primero como Archivo General y Biblioteca, y desde 1992 como Archivo General, está ligado a la Secretaría General Técnica del Ministerio.

La documentación depositada en este Archivo General ocupa más de 12 Km. de estantería, remontándose la más antigua al siglo XVI, que corresponde a los fondos de la Embajada de España ante la Santa Sede.

Desde la década de los años setenta se han transferido al Archivo General de la Administración en Alcalá de Henares, algunas series documentales del S. XIX y primer tercio del XX, correspondientes a Subsecretaría, Comercio, Contabilidad, Asuntos Judiciales, Culturales, Pasaportes, Correspondencia y Telegramas, así como la documentación procedente de diversas Representaciones de España en el extranjero, por lo general anterior a 1950.

Tal y como señala el art. 1º del Reglamento de régimen interno de este Archivo General, aprobado por Resolución de la Subsecretaría del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación de 18 de Febrero de 1991, el Archivo reúne el conjunto de documentos, cualquiera que sea su fecha, su forma o su soporte material, producidos o recibidos por este Ministerio, por alguno de sus órganos o por las personas físicas al servicio de aquél en el desempeño de su cargo, con el fin de su conservación y ordenación para la gestión administrativa del Ministerio, investigación, cultura e información. Así pues, recibe toda la documentación producida o recibida del Ministerio, sea cual sea su soporte material relativo a su actividad.

Del Archivo depende la coordinación del funcionamiento de todos los archivos de oficina y administrativos en general del Departamento. Asimismo coordina los envíos de documentación de las Representaciones españolas en el extranjero a este Archivo.

El Archivo General es una unidad funcional integrada en la Secretaría General Técnica del Ministerio, y desde 1992 está separado del Servicio de Biblioteca, estructurándose como una unidad de apoyo de esa Secretaría General Técnica, dependiendo de la Vicesecretaría General Técnica con rango orgánico de "Servicio", en donde se integran un equipo de trabajo técnico y un negociado administrativo.

• Real Decreto de 6 de octubre de 1738 por el que se nombra a Juan Cascos Villademoros archivero de la Secretaría del Despacho de Estado
• Acuerdo del Consejo de Ministros de 15 de octubre de 2010, sobre política de seguridad de la información del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación por el que se clasifican determinadas materias con arreglo a la Ley de Secretos Oficiales.

Secretaría General Técnica
Servicio de Archivo General
Servicio de Gestión de fondos documentales
Sección de Valoración documental
Sección de Transferencias e ingresos de fondos
Sección de Referencias

EDIFICIOS INSTALACIONES
El Archivo General se localiza en la sede central del Ministerio de Asuntos Exteriores, Unión Europea y Cooperación. Dicha sede se ubica en el Palacio de Santa Cruz, edificio del siglo XVII que ha albergado a lo largo de su historia diferentes instituciones (Sala de Alcaldes de Casa y Corte, Audiencia Territorial de Madrid, Ministerio de Ultramar y Ministerio de Estado/Asuntos Exteriores). Actualmente, el Palacio está formado por dos edificios distintos, el original del siglo XVII y un anejo, réplica del anterior, construido a mediados de los años 50 del siglo XX, conocido como Edificio Nuevo. El Archivo General se encuentra en la planta baja del Edificio Nuevo, en la que se ubican los despachos y oficinas del Archivo. Los depósitos de documentación se localizan en los sótanos de ambos edificios.

• Nº de edificios: 1

• Año de construcción:
• Año de la última reforma:
• Año de afectación para uso como archivo:

• Construido para uso archivístico: NO
• Adaptado: NO
• Participa de ambas opciones: NO
• Para todas las funciones de archivo: NO
• Exclusivamente para depósito: NO
• Exclusivamente para atención al público: NO
• Exclusivamente para talleres y laboratorios: NO
• Para todas las funciones excepto depósito: NO

• Superficie total del archivo:
• Superficie total útil de los depósitos:
• Superficie total útil área de atención al público:
• Superficie total útil para talleres y laboratorios:

• Metros lineales de estantería instalados:
• Metros lineales de estantería ocupados:
• Metros lineales de estantería disponibles:

• Estantería fijas ocupadas (metros lineales):
• Estantería fijas disponibles (metros lineales):
• Estantería fijas total (metros lineales):

• Estantería móvil ocupada (metros lineales):
• Estantería móvil disponible (metros lineales):
• Estantería móvil total (metros lineales):

• Materiales especiales. Depósitos:
• Materiales especiales. Planeros:
• Materiales especiales. Armarios:
• Materiales especiales. Otros:

EDIFICIOS SEGURIDAD
• Instalación de detección de incendios:
• Instalación de extinción automática de incendios:
Por agua:
Por gas:
• Sistemas de control medioambiental:
Termómetros:
Higrómetros:
Sistemas automatizados de regulación de temperatura:
Sistemas automatizados de regulación de humedad relativa:

Los fondos documentales conservados están constituidos, principalmente, por la documentación generada por el Ministerio de Asuntos Exteriores y las Representaciones de España en el Exterior.

Están formados por los siguientes fondos o grupos de fondos:

• Fondo del Ministerio. Formado por la documentación transferida al Archivo General por las unidades de los Servicios Centrales del Departamento. Su cronología abarca, de forma general, desde 1970 hasta la actualidad.

• Grupo de Fondos de las Representaciones de España en el Exterior. Constituido por la documentación transferida por las Representaciones diplomáticas y consulares, cada una de las cuales forma un fondo documental individualizado. Su cronología es muy variable según cada Representación y abarca desde mediados del siglo XIX hasta la actualidad.

• Grupo de fondos personales. Está formado por siete fondos particulares de ministros de Estado y diplomáticos que han ingresado en el Archivo, en su mayor parte, por donación de las familias. Cronológicamente se extiende desde finales del siglo XIX hasta la década de los años 70 del siglo XX.

• Colección de Manuscritos. Se trata de una colección cuya custodia y gestión está compartida entre el Archivo General y la Biblioteca del Ministerio. Está compuesta por unas quinientas obras manuscritas de materias muy diversas, como Geografía, Política, Literatura, Religión, biografías, viajes y expediciones científicas, etc. Su cronología abarca desde la segunda mitad del siglo XV hasta mediados del siglo XX.

• En el archivo:
Guía: NO
Folleto informativo: NO
Otros :
SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina de: Guía del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores. Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1997.
SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina de: con la colaboración del Grupo de Trabajo del Archivo General y del Grupo de Trabajo de los archivos de gestión del Ministerio de Asuntos Exteriores.
Tesauro de Archivo, Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, Secretaría General Técnica, 1994.
ARCHIVO de Barcelona. Inventarios. Ministerio de Estado 1936-1939, Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1991.
ARCHIVO de la Embajada de España cerca de la Santa Sede. Roma, 1915-1921. 7 vols.
ARCHIVO GENERAL, Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación, Secretaría General Técnica, 2005. (desplegable).
GARCÍA RIVES, Luis: Ministerio de Asuntos Exteriores en "Guía de los Archivos de Madrid", 1952 pp.94-108.
ÍNDICES de los documentos de las ayudas a los republicanos españoles en el exilio y del Gobierno de la República en México, Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1986?.
LOZANO RINCÓN, Mª José y ROMERA IRUELA, Enrique: Guía del Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores, Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1981.
RAVINA MARTÍN, Manuel: Inventario de los Libros Registrados de la Orden de Carlos III, Isabel la Católica y Damas Nobles de María Luisa, conservados en el Archivo del Ministerio de Asuntos Exteriores, en "Hidalguía", nº 226-227, 1991 pp.369-399.
SANTIAGO RODRÍGUEZ, Miguel: Los manuscritos del Archivo General y Biblioteca del Ministerio de Asuntos Exteriores (catálogo sistemático), Ministerio de Asuntos Exteriores, Dirección General de Relaciones Culturales, 1974.

En internet: Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica

HORARIO:
• Lunes a Viernes (Solo mañana). Número de horas semanales:
Hora desde:
Hora hasta:

TIPO DE ACCESO: Libre
Autorización del Secretario General Técnico e instancia informada por el responsable del Archivo.

Condiciones de acceso
Las condiciones de acceso al Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores y Cooperación son idénticas para los nacionales y para los extranjeros. Para consultar la documentación es precisa la autorización del Secretario General Técnico, una vez que se haya presentado la solicitud en el Archivo General y cumpliéndose los requisitos correspondientes conforme a lo estipulado en la Orden Ministerial de acceso al Archivo de 2 de abril de 1991.

En la solicitud, el investigador ha de acreditar suficientemente su personalidad y especificar los fines de la investigación, precisando asimismo, el tema y sus fechas extremas . Esta instancia será informada por el responsable del Archivo, quien deberá indicar si la documentación que se desea consultar es de libre consulta o está incluida en algunas de las excepciones del art. 4º de esa Orden Ministerial.

Una vez obtenida la autorización y con una foto del investigador, el Archivo expide la tarjeta de investigador, para que éste pueda acceder a la Sala de Lectura, sin que se requiera ninguna acreditación de título o estudios ni carta de presentación.

Acuerdo del Consejo de Ministros de 15 de octubre de 2010, sobre política de seguridad de la información del Ministerio de Asuntos Exteriores y de Cooperación por el que se clasifican determinadas materias con arreglo a la Ley de Secretos Oficiales. Con este acuerdo, el Ministerio de Exteriores ha endurecido el acceso de los profesionales a sus archivos históricos. Incluso los ha dividido, lo que ha provocado una ruptura del archivo documental. La documentación relativa al periodo que va entre el siglo XVI y el año 1931 ha sido enviada al Archivo Histórico Nacional y la que corresponde al periodo posterior se ha concentrado en el Archivo General de la Administración.

ACCESO PARA DISCAPACITADOS: NO

GEORREFERENCIA: 40°24'53.0"N 3°42'21.7"W

MEDIOS DE TRANSPORTE:
• Metro: Estación de Sol (Líneas 1, 2 y 3)
• Autobús EMT: Líneas 3, 5, 6, 15, 17,18, 20, 23, 26, 31, 32, 35, 50, 51, 52, 53, 65, 150
• Cercanías RENFE: Estación de Sol (Líneas C3 y C4)

WEB
El archivo tiene web: NO
La web permite acceso al inventario de fondos: NO
La web contiene visitas o exposiciones virtuales: NO
La web permite el acceso virtual a documentos a través de reproducciones digitales: NO

ESPACIOS
Sala de consulta: SÍ
Sala de consulta especial para soportes especiales (microformas, documentos audiovisuales, etc.): NO
Sala de consulta especial para reservados (excluidos del libre acceso general, restringidos a personas autorizadas): NO
Biblioteca: SÍ
Número de monografías:
Número de publicaciones seriadas:
Puestos de consulta totales en salas de atención al público:

RECURSOS
Aparatos lectores de microformas: NO
Aparatos lectores-reproductores de microformas: SÍ
Aparatos para la audición de registros sonoros: NO
Aparatos reproductores de imagen (en movimiento) y sonido: NO
Ordenadores de uso externo:
• Consulta de referencias:
• Consulta de fondos digitalizados:
• Solicitud de reproducciones:
• Acceso a Internet:

RECURSOS
Laboratorio fotográfico: NO
Taller de reprografía: NO
Laboratorio de microfilm: NO
Taller de reprografía digital: NO
Cámaras digitales de captura de imagen fija: SÍ
Cámaras analógicas de captura de imagen fija: NO
Equipos de grabación de registros sonoros: NO
Equipos de captura de imagen en movimiento y sonido: NO
Impresoras: SÍ
Escáneres: SÍ
Fotocopiadoras: SÍ

ESPACIOS
Salón de actos: NO
Sala de exposiciones: NO
Aula: NO
Tienda / librería: NO
Aparcamiento público: NO
Cafetería / restaurante: NO

SERVICIOS AL PÚBLICO
Atención en sala: SÍ
Servicio de reproducción de documentos: SÍ
Visitas guiadas: NO
Alquiler de espacios para uso por terceros: NO
Visita de grupos al archivo, para conocer la institución: NO
Exposiciones temporales: NO
Actividades educativas: NO

Final

• Fecha de creación: 07/02/2012
• Fecha de revisión: 16/06/2022

• Iberian Spanish

• CENSO DE ARCHIVOS DE LA COMUNIDAD DE MADRID 2012
• SANTOS CANALEJO, Elisa Carolina de: Guía del Archivo General del Ministerio de Asuntos Exteriores. Ministerio de Asuntos Exteriores, Secretaría General Técnica, 1997.
• Censo-Guía de Archivos de España e Iberoamérica